Föreningens ekonomi

FÖRENINGENS EKONOMI

I praktiken är det föreningens styrelse som ansvarar för föreningens ekonomi och fattar beslut angående olika ekonomiska frågor. Men det är hela föreningen, alla medlemmar, som ska hjälpa till med att få ekonomin att gå ihop och pengarna att räcka till den verksamhet som man vill bedriva.

Kassören, som ingår i styrelsen, ansvarar för det praktiska – betalar räkningar, tar hand om kassan och för räkenskaperna (bokföring), med hjälp av dator eller skriver för hand i en kassabok om hur mycket pengar som har kommit in till föreningen och hur mycket man har betalat ut.

För att lätt kunna se vart pengarna går eller varifrån man får pengar är det bra att föra så kallad dubbel bokföring. Det innebär att man först skriver in vad som kommer in eller vad som betalas ut. Därefter har man olika kolumner där man för in områden (konton), som visar vad pengarna har använts till.

I dag ställs större krav på bokföring från bl.a. myndigheter. Registreringsbevis krävs det t.ex. av banker för att öppna konto. Likaså måste föreningen känna till reglerna för arvode.
Enligt Skatteverkets regler får man betala arvode under 1000 kr till en och samma person utan att betala arbetsgivaravgift. Däremot måste man lämna kontrolluppgift även om det bara handlar om 100 kr. Detta vet inte många föreningar. Kontrolluppgiften ska lämnas senast den 31 januari året efter.

Det finns färdiga dataprogram att använda, men om verksamheten inte är alltför omfattande räcker det att skriva in i en kassabok (finns att köpa i pappershandel) för hand.

Se exempel

När man handskas med gemensamma pengar är det bra att ha rutiner för hur och när man gemensamt går igenom, attesterar, räkenskaperna (förslagsvis en gång per månad). Man ska inte uppfatta detta som misstroende mot kassören utan som ett stöd. Om man vet de ekonomiska förutsättningarna är det lättare att planera all slags verksamhet.

Exempel på föreningsekonomi (ej affärsdrivande)

Inkomster:	Utgifter:
Medlemsavgifter Bidrag från förbundet och distriktsorganisationen Kommunala och statliga bidrag Lotterier, försäljning Studiestöd Gåvor och bidrag	Lokaler, hyra Möten, kurser Utåtriktad verksamhet, reklam Porto, tel., papper, pennor m m. Försäkringar, skatter Eventuella arvoden

Övningsuppgift, och facit

Ta reda på:	Diskutera:
Vad är en verifikation? Vad menas med att attestera? För vilka lotterier krävs det tillstånd?	På vilket sätt förutom genom lotterier kan föreningen förbättra sin ekonomi? Vilka uppgifter ska man betala arvode för?

Bokföringen kan också göras elektroniskt med enkla standardprogram eller särskilt anpassade dataprogram

För att bokföringen elektroniskt ska fungera så är det lämpligt att man följer de s.k. BAS-kontoplanen, framtagen för företag men användbar även för föreningar. Nu finns den också med benämningen EU-BAS, vilket innebär att den är anpassad till den europeiska lagstiftningen.
En fördel med ett dataprogram för bokföringen är att man hela tiden kan se om siffrorna stämmer eller ej. Det blir lätt att upptäcka om man har skrivit fel summa, eftersom tillgången i kassa eller konto måste stämma. De föreningar som önskar gå över till databokföring och inte anlitar en bokföringsfirma kan t.ex. skaffa ett program som "SPCS Förening", där man kan registrera medlemsavgifter samtidigt som man kan göra föreningens bokföring. Utvecklingen går också numera ganska snabbt när det gäller internettjänster. Vi kommer att informera om nyheter alltefter vi får kännedom om dem.

Nu nöjer vi oss med ett exempel på hur bokslut för en förening kan se ut med hjälp av en enkel kontoplan som bygger på EU-BAS 2003.

Den första siffran anger kategori: 1 står för tillgångar, 2 för skulder,3 för intäkter. Siffrorna 4 till 8 står för olika grupper av kostnader, t.ex. lokalkostnader placeras på 5010 medan lönekostnader placeras på 7210.

Se här ett konstruerat exempel i Excel
Dessa konto är mer än tillräckliga för flertalet föreningar.

Här kan du se hela BAS kontoplaner i olika format.
Dessa kontoplaner är utarbetad av BAS, som ansvarar för utvecklandet av systemet.

Revisionen

De som utför den kontrollerande funktionen, revisorerna, liksom styrelsen, arbetar på uppdrag av årsmötet, dvs medlemmarna. Till revisor kan man välja vem man vill, även en som inte är medlem. Men det är viktigt att även revisorn är intresserad av föreningens verksamhet. Under årsmötet lämnar revisorn sin berättelse där han kan föreslå styrelsen ansvarsfrihet för verksamheten om allt enligt honom är så som det ska vara.

Det finns tre olika grader av klander om revisorn inte är nöjd med det sätt varpå verksamheten har bedrivits:

1. Påpekande – då är det något litet som man inte nöjer sig med.
2. Erinran – då är det en allvarligare sak, men man föreslår ändå ansvarsfrihet.
3. Neka ansvarsfrihet – då har man varit försumlig eller man har inte följt av medlemmarna fattade beslut.

Det är alltid årsmötet som beslutar om ansvarsfrihet.

Den ekonomiska granskningen består av genomgång och kontroll av räkenskaperna och jämförelse av de förda kassaböckerna med verifikationerna.

Det är viktigt att man fattar beslut i styrelsen innan man tar på sig kostnader för föreningen. Styrelsen kan delegera (låta någon annan bestämma) ansvaret för vissa noga preciserade kostnader, och då kan man sätta ett högsta belopp för det. Exempel på sådana kostnader kan vara att festkommittén ordnar en fest, studieombudet ordnar en kurs m.m.

Fortlöpande kostnader som hyra, telefon och liknande behöver man inte besluta särskilt om, utan man har tagit på sig dessa utgifter då man har beslutat att skaffa lokal, telefon m.m.

Revisorerna ska även kontrollera hur styrelsen har skött sitt uppdrag att leda föreningens verksamhet. Det kan man göra genom att läsa protokoll, genom brevväxling, avtal, rapporter och årsredovisningar.

Revisorerna ska ha rätt vara med i styrelsemöten och andra möten, men de får inte delta i besluten. Revisorn får dock även under året påpeka om han anser att styrelsen inte följer beslutade riktlinjer eller på något annat sätt inte sköter sitt uppdrag.

Om verksamheten har en stor ekonomisk omfattning, man handskas med flera hundra tusen kronor eller mer årligen, är det bra att ha en auktoriserad revisor till hjälp, men årsmötet ska alltid välja revisorer till föreningen.

Ta reda på:	Diskutera:
Vad innebär det att vara en auktoriserad revisor? Vad är en förtroendevald revisor?	Varför ska det göras årlig revision av verksamheten? Hur fungerar en bra revisor ?