Mötesverksamhet

MÖTESVERKSAMHET

För att organisera verksamheten håller föreningar olika slags möten där beslut fattas.

Som tidigare har nämnts är föreningens årsmöte det högsta beslutande organet inom förenigen, därefter kommer medlemsmöten och sedan styrelsemöten. Möten kan hållas även av grupper som är valda till olika uppgifter.

En bra regel är att man gör anteckningar från alla möten så att det blir lättare att efteråt komma ihåg vad man har kommit överens om.

Under årsmötet drar man upp riktlinjerna för verksamheten inför kommande år. Om det finns viktiga beslut att fatta under året kallar man till ett medlemsmöte. Ofta har föreningar redan i sina stadgar fattat beslut om hur ofta medlemsmöten ska hållas. Styrelsen har möten efter behov för att kunna leda och organisera verksamheten.

För att mötet ska ske smidigt krävs det förarbete. För att underlätta är det bra att styrelsen går igenom och fördelar uppgifterna beträffande mötesverksamheten. Här får du tips inför mötesplaneringen: Checklista

Mötets formella sida

För att vara säker på vilka beslut man har fattat brukar man organisera mötet formellt. Det finns en dagordning, man har mötesfunktionärer som har vissa bestämda uppgifter och man antecknar besluten enligt en viss ordning.

Sammanträdets formella sida

1. Kallelse
2. Föredragningslista
3. protokoll

Mötesfunktionärer

1. ordföranden – leder sammanträdet
2. sekreteraren – antecknar
3. justeringsmän
4. rösträknare

Det är viktigt att alla medlemmar har möjlighet att delta i mötet. Därför måste kallelsen ske i en tidigare bestämd ordning. Man brukar ha med det i stadgarna hur kallelsen ska ske.

Vissa föreningar har även upprop och beslut om vilka som kan delta i beslut, vilka som endast får yttra sig (prata) under mötet och vilka som endast kan närvara vid mötet. Upprop är brukligt i större samlingar då alla inte känner varandra.

Styrelsen har upprättat en dagordning (lista över ärenden som behandlas inklusive pauser), men det är mötet som beslutar om man kan arbeta efter den listan som styrelsen har lagt fram. Exempel på dagordning.

Särskilda rösträknare väljer man då det är val till olika funktioner, t.ex. under årsmötet. I övriga fall brukar justerare fungera som rösträknare.

Ta reda på:	Diskutera:
Fråga hos två olika slags föreningar: Hur ofta har man medlemsmöte? Vilka typer av ärenden behandlas?	Varför har man den formella ordningen inför och under möten? Vilka typer av ärenden bör tas upp till medlemsmötet?

Mötesgången

Föreningens ordförande hälsar deltagarna välkomna och förklarar mötet öppnat. Då är det meningen att från och med det diskuteras endast ärenden som är med på ärendelistan (dagordningen).

Först behandlas så kallad formalia, mötets öppnande, funktionärer, dagordning m.m. Mötes-funktionärer väljs då det behövs.

Under årsmöten brukar man ha ordförande och sekreterare "utifrån" - alltså en annan person än föreningens ordinarie ordförande och sekreterare. Under årsmötet ska helst alla mötesfunktionärer vara utanför styrelsen för då behandlas ju bl a ansvarsfriheten för styrelse och då ska man undvika att bevilja detta till sig själv.

Under medlemsmöten är det föreningens ordförande och sekreterare som leder mötet om de är på plats. Om någon av dessa är förhindrad väljer man på mötet en mötesordförande eller mötessekreterare.

Under punkten "kallelse" frågar mötesordföranden deltagarna om kallelsen har skett i behörig ordning (så som man tidigare har beslutat om) och då är det möjligt att föra fram synpunkter om man inte är nöjd med sättet som kallelsen har skett på. Särskilt viktigt är detta vid årsmöten, men en del föreningar har regler även för medlemsmöten.

Vid behandling av punkten "Dagordning" kan mötesdeltagarna ta upp extra frågor, så kallade övriga frågor, till behandling. Man brukar inte direkt besluta i dessa frågor utan styrelsen får möjlighet att titta på om det går att genomföra dessa förslag och komma med ett förslag i frågan till nästa gång. Men det är medlemsmötet som slutligen bestämmer hur man kommer att göra. Under årsmöten är det inte brukligt att ta upp övriga frågor. Medlemmarna har ju möjlighet att skriva motioner och förslag till årsmötet.

Genom dagordningen ordnar man arbetet. Viktiga ärenden brukar man sätta högt upp på föredragningslistan (dagordningen) och de som man tror att det inte blir så mycket diskussion om lägger man på slutet. Ibland kan det vara beslutat sedan tidigare i vilken ordning frågorna ska behandlas. Brukligt är att bordlagda och andra frågor som tidigare har varit uppe, t ex återremitterade frågor, tas upp först. Övriga frågor behandlas alltid sist på dagordningen.

Det är bra att fler tittar på anteckningar, protokoll, från mötet för att det inte ska råda någon oklarhet om vad man har beslutat. Därför väljer man justeringsmän, ofta två stycken, som ska godkänna protokollet.

Det är mötesordföranden som ansvarar för vad som ska stå i protokollet. Sekreteraren ska kontrollera med ordföranden att besluten är rätt antecknade. Om ordföranden och justerings-männen har olika uppfattning om besluten ska båda uppfattningar synas och ärendet kan då tas upp på nytt under nästa medlemsmöte.

Då föredragningslistan är genomgången tackar ordföranden mötesdeltagarna och avslutar mötet. Avslutningen är viktig för att alla ska veta att det som sägs efter det inte räknas in i besluten.

Ta reda på:	Diskutera:
Hur kan man vara säker på vilket beslut som har fattats? Vad brukar man ta upp under punkten Övriga frågor?	Hur kan ordföranden försäkra sig om att rätt beslut står i protokollet? Varför brukar man inte fatta beslut under punkten Övriga frågor?

Att vara mötesordförande

Att vara mötesordförande kan skrämma många. Men det är bra att tänka på att alla närvarande är intresserade av samma sak och att mötesdeltagarna har valt just dig att leda detta möte. Man behöver inte kunna använda alla speciella mötesuttryck. Det viktigaste är att leda mötet så att alla kan känna sig delaktiga och att alla är överens om vilka beslut man har fattat. Om du blir osäker om hur du ska bete dig i någon situation under mötet kan du alltid fråga mötesdeltagarna om hur du ska göra. Detta uppfattas inte som okunskap utan som ett demokratiskt sätt att genomföra mötet.

Att hålla i klubban kan kännas ovant, men det är bra att lära sig använda klubban för att markera fattade beslut. Det är endast vid två tillfällen som klubban ska användas:

1. För att klubba beslut. Det är bra att markera tydligt, men ej slå så hårt att det blir störande.
2. Med klubbskaftet kan man påkalla uppmärksamhet till exempel då talaren inte håller sig till ämnet.

Att fördela ordet är en central uppgift. I mindre, bekanta samlingar skriver man bara ner på en lista vilka som har begärt ordet och alla får tala i tur och ordning. I större samlingar brukar sekreteraren hjälpa till med talarordningen. Bra tips är att dela lokalen i fyra delar och ta fasta på kläderna t ex "du i röd tröja där till vänster längst bak". Under riktigt stora sessioner (t.ex. riksmöten) begär man ordet skriftligt.

Under ett lyckat möte har många yttrat sig. Ofta finns det på möten personer som gärna vill höra sin egen röst (talar ofta och länge). Det kan medföra att många drar sig för att begära ordet. Då är det lämpligt att ordföranden i vänliga ordalag allmänt påpekar, utan att direkt vända sig till "långprataren", att det vore önskvärt att talarna framför sin sak kort och koncist så att alla kan komma till tals. Ordföranden ska avbryta talaren om denne går utanför ämnet.

En replik bryter talarlistan (den som har begärt replik får ordet direkt efter att pågående talaren har avslutat sitt tal). Replik kan man begära om man vill svara på eller påpeka något som föregående talare har framfört. Repliken är alltid kort, högst två minuter. Mötesordföranden kan fråga mötet om man tillåter replikväxling. Talaren som har fått replik ska alltid ges möjlighet att svara på repliken om han vill.

Ordningsfråga kan begäras av alla mötesdeltagare. Ordningsfrågan kan t ex handla om att man önskar en paus, påpekanden att talaren inte håller sig till ämnet och ordföranden inte har reagerat, streck i talarlistan, ajournering (paus i förhandlingarna) m.m. Ordningsfrågan bryter också talarlistan. Ordföranden skall fråga mötet om det vill ställa sig bakom (godkänna) det förslag som den som har begärt ordningsfrågan lägger fram.

Streck i talarlistan innebär att inga fler kan begära ordet i en fråga. Först måste mötet dock ha godkänt att man drar streck i talarlistan. Ordföranden frågar då först om mötet godkänner att dra streck i debatten, sedan vilka ytterligare som vill begära ordet och de antecknas på talarlistan. Därefter drar man streck.

När man ajournerar mötet tar man en kortare eller längre paus i förhandlingarna. Någon kan begära ajournering för att kunna diskutera frågan med en grupp av deltagarna (används ofta inom politiska församlingar då olika partier vill diskutera uppkomna förslag sinsemellan), eller det har blivit sent och man kan fortsätta förhandlingarna till exempel nästa dag (sker ofta vid stora fackliga eller politiska förhandlingssituationer).

Ta reda på:	Diskutera:
Fråga vana ordförande om vad som är det viktigaste att tänka på då man leder ett möte.	Hur kan man få så många som möjligt att yttra sig? Hur får man tyst på "långprataren"?

Demokratiska beslut

I en demokratisk organisation ska alla medlemmar få möjlighet att lägga fram förslag och fatta beslut. För att underlätta behandling av förslagen så att alla förslag kommer "under klubban" (fattas beslut om) finns det en särskild ordning för beslutsfattandet.

Inför beslut, innan man tar frågan till t ex medlemsmötet för avgörande, kan styrelsen fråga några andra om vad de tycker om vissa förslag, man kallar det att skicka frågan på remiss. Ibland kan det vara så att man under beslutsmötet upplever att frågan inte har förberetts tillräckligt, att man vill ha ytterligare uppgifter innan man kan fatta beslut, då begär man återremiss. Ärendet skickas då tillbaka, t ex till styrelsen för att den ska ta fram de begärda uppgifterna. Det är alltid mötet som beslutar om frågan ska skickas tillbaka och till det räcker ett majoritetsbeslut (mer än hälften av deltagarna).

Bordläggning begär man då man önskar mer tid för att tänka över förslaget. Då räcker det att en tredjedel av deltagarna vill detta. Bordlagda ärenden ska behandlas under nästkommande möte som första ärende efter formalia ( alltså beslut om dagordningen, mötesfunktionärer m.m.).

Inför beslutsfattandet skall ordföranden redogöra för förslagen som har lämnats. Om det endast finns ett förslag och inga avslagsyrkanden, kan man fatta beslutet direkt och om alla är överens om en fråga fattar man beslutet enhälligt. Se övningar att vara mötesordförande.

Då man fattar beslutet utan omröstning, heter det att man fattar det med acklamation. Ofta brukar man blanda ihop detta med ett enhälligt beslut, men så är det inte. Någon kan ha ropat nej, men har inte begärt votering (rösträkning).

Så fort det finns flera olika förslag ska ordföranden efter att diskussionen har förklarats avslutad föreslå en propositionsordning som innebär att han talar om vilka förslag det är frågan om och hur omröstningen ska gå till. Mötets ska godkänna förslaget. Se exempel på en votering.

Om det finns förslag om bordläggning eller remissyrkanden fattar man först beslut om man vill avgöra ärendet idag eller senare. Om senare vinner väntar man med beslutet till nästa gång.

Om man väljer att fatta beslut nu är alternativen: bifall eller avslag, originalyrkande (styrelsens förslag) eller ändringsförslag samt originalyrkande + tilläggsförslag.

Ta reda på:	Diskutera:
Besök ett möte och räkna hur många procent av deltagarna som begär ordet. Vem kan lämna förslag? Vem kan begära bordläggning av en fråga?	Är mötet demokratiskt om endast några få yttrar sig? Innebär tystnad bifall till förslaget? Vems i så fall om det finns två förslag?

Att skriva protokoll, några saker att tänka på:

1. Det ska framgå tydligt vilken förening eller vilken sammanslutning (styrelse, medlemsmöte osv) det är fråga om.
2. Tidpunkt och plats om det sistnämnda inte är en självklarhet (möten alltid på samma ställe).
3. Vilka som var med och vilka som var mötesfunktionärer t ex. mötesordförande, -sekreterare och justeringsmän
4. Oftast skriver man beslutsprotokoll – ej diskussionsprotokoll ("han sade det och det…")
5. För att förenkla läsningen är det bra att tydligt skriva in rubriken t ex vid kanten på ärendet som behandlas ej bara bilägga dagordningen i protokollet.

Det är viktigt att man efteråt kan gå tillbaka och se vilka beslut man har fattat och genom att föra protokoll säkerställer man det.

I protokollet ska synas vilka som har varit med och vilket slag av möte, (styrelse-, medlems- eller årsmöte t ex). Det är också angeläget att känna till när man har samlats och gärna var. Viktigt är att ta upp frågan om mötet är behörigt (vederbörlig ordning) sammankallat enligt stadgarna för att undvika diskussioner om beslutens giltighet. Det sista gäller speciellt årsmötet men kan även gälla andra möten.

Det måste vara tydligt antecknat vilka beslut mötet har fattat. En del frågor har informations-karaktär och de måste klart skiljas från beslutsfrågorna.

Mötesordföranden är ansvarig för vad som ska stå i protokollet. Om sekreteraren eller justeringsmännen har en annan åsikt om protokollets innehåll ska det tydligt markeras. Justeringen kan även ske på så sätt att hela mötet, exempelvis en styrelse, godkänner protokollet vid sitt nästa möte. Man behöver inte då välja justeringsmän vid sådant förfarande men man kan göra det.

§: paragraftecknet markerar att här har det fattats ett beslut. Paragraftecken ska inte användas när man skriver dagordning eller ärendelista. I dagordningen finns utöver ärenden tid för måltider, pauser m.m. Ärendelistan tar endast upp ärenden som behandlas.

För att protokollen skall vara lättlästa och överskådliga bör de skrivas i punktform, ett beslut per paragraf. Men alla typer av anteckningar är giltiga även om de inte är formellt uppställda under förutsättning att nödvändiga uppgifter finns med.

Ta reda på:	Diskutera:
Vad ska finnas med i ett protokoll? Vad är justeringsmännens uppgift? § Vad är det här för tecken och vad betyder det?	Varför ska man skriva protokoll? Varför är protokollen ofta formellt uppställda? Hur ser ett bra protokoll ut? Kan protokollet se ut hur som helst?