Yhdistystieto
Föreningskunskap
Uuden yhdistyksen perustaminen
Ruotsissa saa kuka tahansa perustaa yhdistyksen oman mielenkiinnon tai edun ympärille. On olemassa määrätty tapa kuinka menetellään uutta yhdistystä perustettaessa.
On syntynyt kiinnostusta määrättyyn asiaan ja muutamat kiinnostuneista päättävät perustaa asian ympärille yhdistyksen. Yleensä aloitetaan kutsumalla asiasta kiinnostuneet kokoukseen, jossa keskustellaan toiminnan päämäärästä ja periaatteista kuinka toimitaan ja kenelle toiminta on tarkoitettu. Sen jälkeen kun toiminnan sisällöstä on päästy yhteisymmärrykseen suurin piirtein tehdään päätös yhdistyksen perustamisesta.
Tämän jälkeen valitan ryhmä henkilöitä, niin kutsuttu väliaikainen johtokunta, joka jatkaa työskentelyä asian ympärillä. Tämä väliaikainen johtokunta toimii yhdistyksen ensimmäiseen vuosikokoukseen asti ja valmistelee esityksen yhdistyksen säännöistä, jäsenmaksusta ja muista käytännön kysymyksistä ja kutsuu ensimmäiseen vuosikokoukseen.
Ensimmäinen vuosikokous päättää yhdistyksen säännöistä, joissa toiminta lopullisesti säädetään.
Jotta toiminta sujuisi mahdollisimman sujuvasti on hyvä olla yhteisiä sääntöjä siitä kuinka toimitaan eri tilanteissa. on hyvä tietää mikä pätee ja kuinka saa äänensä kuuluville.
Kaikilla yhdistyksillä on perussäännöt toiminnalleen. Jo yhdistystä perustettaessa laaditaan yhdessä yhdistyksen perussäännöt eli toisin sanoen yhdistyksen toiminta-alue ja säännöt miten toimitaan. Jo silloin päätetään myös kuinka toiminta lakkautetaan, jos näin halutaan. Säännöistä käy myös ilmi ohjeet, jotka koskevat toimintaa: kuinka valitaan puheenjohtaja, taloudenhoitaja, johtokunta, vuosikokouksenpito, kuinka usein pidetään jäsenkokouksia, kuinka kutsut kokouksiin tulee lähettää jne.
Säännöistä käy ilmi kuinka jäsenet osallistuvat päätösten tekoon sekä tiedot :
- toiminnan tarkoituksesta
- jäsenyydestä yhdistyksestä ja jäsenten velvollisuuksista ja oikeuksista
- kuinka päätökset tehdään
- johtokunnan tehtävästä
- nimenkirjoitusoikeudesta, kuka saa allekirjoittaa yhdistyksen nimissä papereita
- toiminta- ja tilivuodesta
- vuosikokouksesta, mitä asioita käsitellään ja kuinka sinne kutsutaan
- jäsenkokouksista ja mahdollisista ylimääräisistä kokouksista
- aloitteista ja muista jäsenesityksistä
- sääntöjen muuttamisesta
- yhdistyksen lakkauttamisesta.
Toimintavuosi aloitetaan ja päätetään vuosikokoukseen (kongressi, liittokokous tai vastaavaa). Kaikki jäsenet kutsutaan vuosikokoukseen sääntöjen määräämällä tavalla. Vuosikokouksessa valitaan johtokunta ja muut toimihenkilöt, päätetään suuntaviivoista niin sanotusta toimintasuunnitelmasta tulevalle toimikaudelle.
Yhdistyksen perussäännöissä on määrätty mitkä asiat käsitellään vuosikokouksessa. Yleensä valitaan kokoukselle kokousvirkailijat: puheenjohtaja, sihteeri, ääntenlaskijat ja pöytäkirjan tarkistajat, jotka johtavat kokousta. Mielellään johtokunnan ulkopuolisia henkilöitä.
Johtokunta on laatinut vuosikokoukselle toimintakertomuksen, josta käy ilmi kuinka on toimittu vuoden aikana.
Vuosikokous valitsee myös tilintarkistajat, jotka seuraavat toimintaa ja tarkastavat taloudenpidon. Tilintarkastajat jättävät vuosikokoukselle oman lausuntonsa. Vuosikokous hyväksyy laaditun toimintakertomuksen ja tilintarkastajien lausunnon ja antaa johtokunnalle vastuuvapauden kuluneen vuoden toiminnasta, mikäli se on tapahtunut toivotulla tavalla.
Yhdistyksen korkein päättävä elin vuosikokouksen lisäksi on jäsenkokous. Jäsenkokousten välillä johtokunta vastaa yhdistyksen toiminnasta.
Jotta toiminta olisi hyvää on tärkeää että henkilöt, jotka lupautuvat luottamustehtäviin (esimerkiksi haluavat olla mukana johtokunnassa) tulevat kokouksiin ja osallistuvat työhön. Kuuluu hyviin tapoihin ilmoittaa mahdollisesta estymisestä.
Puheenjohtajan lisäksi valitaan johtokunnasta taloudenhoitaja, sihteeri, opintoasiamies ja muita toimihenkilöitä, jos heitä ei ole valittu jo vuosikokouksessa. Tämä tehdään heti johtokunnan ensimmäisessä kokouksessa vuosikokouksen jälkeen. Silloin päätetään myös nimenkirjoitusoikeudesta eli valitan henkilö, joka saa allekirjoittaa asiakirjoja yhdistyksen nimissä. Useimmiten se on puheenjohtaja ja taloudenhoitaja ekonomisissa asioissa. Jotkut yhdistykset vaativat, että on aina oltava kaksi henkilöä esimerkiksi puheenjohtaja ja taloudenhoitaja, jotka saavat allekirjoittaa yhdessä. Miten toimitaan päätetään johtokunnassa mikäli asiasta ei ole tehty perussäännöissä päätöstä.
Yhdistyksen korkein päättävä elin on vuosikokous ja jäsenkokoukset. Näiden välillä on johtokunnan tehtävänä huolehtia siitä, että toiminta tapahtuu sääntöjen mukaan. Johtokunnalla on valmisteleva ja toimeenpaneva rooli ja se:
- kutsuu kokouksiin
- valmistelee asiat kokoukselle
- organisoi toiminnan yhdistyksessä
- huolehtii kirjanpidosta
- edustaa yhdistystä.
Yksi tärkeä tehtävä on uusien jäsenten hankkiminen ja jäsenhuolto. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia siitä, että jäsenet tuntevat toiminnan mielekkääksi.
Johtokunta vastaa yhdistyksen taloudesta, joka voi koostua monesta osasta. Tärkeintä on että tulot peittävät menot. Yleensä ovat kaikki verovelvollisia tosin aatteelliset yhdistykset, joilla on yleishyvä tarkoitus ovat rajoitetusti verovelvollisia.
Käytännössä vastaa yhdistyksen johtokunta yhdistyksen taloudesta ja tekee sitä koskevat päätökset. Mutta koko yhdistyksellä ja sen kaikilla jäsenillä on vastuu auttaa taloudellisissa kysymyksissä niin, että varat riittävät toimintaan, jota halutaan tehdä.
Taloudenhoitajan, joka kuuluu johtokuntaan, huolehtii käytännön asioista – maksaa laskut, huolehtii kassasta ja pitää kassakirjaa joko tietokoneen avulla tai kirjoittaa käsin kassakirjaan kuinka paljon rahaa on tullut yhdistykselle ja kuinka paljon sitä on maksettu ulos.
Jotta olisi helpompi nähdä mihin rahat ovat menneet tai mistä rahaa on saatu, on hyvä pitää niin sanottua kaksinkertaista kirjanpitoa. Tämä tarkoittaa sitä, että ensimmäiseen sarakkeeseen kirjoitetaan mitä on tullut tai mitä on maksettu. Sen jälkeen eritellään eri sarakkeisiin mihin varoja on käytetty. Tähän on olemassa erilaisia tietokoneohjelmia, mutta jos toiminta ei ole kovin laajaa, voi kirjanpidon ihan hyvin suorittaa käsin suoraan kassakirjaan, jonka voi ostaa paperikaupasta.
Silloin kun käsitellään muiden varoja on hyvä laatia säännöt (rutiinit) kuinka tehdään, milloin katsotaan tositteet (kuitit) ynnä muut. Tätä ei pidä katsoa epäluottamukseksi taloudenhoitajaa kohtaan, vaan tueksi hänelle. Silloin kun ollaan hyvin selvillä taloudellisista puitteista on hyvä suunnitella toiminta eteenpäin.
Esimerkkejä yhdistyksen taloudesta (ei liiketoiminnallisesta)
jäsenmaksut toimitilat vuokra
keskusliitolta ja piiriltä tulevat avustukset kokoukset, kurssit
kunnan, lääni ja valtionavustukset posti, puhelin, paperit ym.
opintotukea vakuutukset, verot
lahjoitukset, avustukset mahdolliset palkkiot
Tilintarkastajalla on valvova rooli. Tilintarkastaja kuten johtokuntakin toimivat vuosikokouksen eli toisin sanoen jäsenten antamassa tehtävässä. Tilintarkastajaksi voidaan valita kuka tahansa myöskin yhdistyksen ulkopuolelta. mutta on kuitenkin tärkeätä, että myös tilintarkastaja on kiinnostunut yhdistyksen toiminnasta. Tilintarkastaja jättää vuosikokoukselle tilikertomuksen, jossa hän voi esittää yhdistyksen johtokunnalle vastuuvapauden, jos kaikki on niin kuin pitääkin hänen mielestään.
Mikäli tilintarkastaja ei ole tyytyväinen tulokseen on hänellä kolme eri vahvuista huomautusta:
- huomautus – jos on jotain pientä huomautettavaa
- muistutus – jos on vakavampi asia, mutta kuitenkin voidaan vastuuvapaus myöntää
- kieltää vastuuvapaus – jos on oltu leväperäisiä eikä ole seurattu jäsenistön päätöksiä
Vain vuosikokous voi myöntää vastuuvapauden. Taloudellinen tilintarkastus käsittää kuittien ynnä muiden tositteiden läpikäymisen ja niiden vertauksen kassakirjaan merkittyihin asioihin.
On tärkeätä aina tehdä johtokunnan päätös, jos aloitetaan toiminta, josta koituu kustannuksia. Johtokunta voi siirtää päätöksenteon ja vastuun jollekin toiselle tarkasti määräämällä mitä hän voi tehdä. Esimerkkinä tällaisesta voi olla esimerkiksi juhlakomitealle annettu tehtävä ja siihen liittyvät varat.
Jatkuvasti toistuvista kustannuksista kuten vuokra, puhelin ynnä muut ei tarvitse tehdä erityistä päätöstä, sillä asiasta on jo kerran päätetty kun tilat, puhelin tai muuta on hankittu.
Tilintarkastajien tehtäviin kuuluu myös seurata kuinka johtokunta hoitaa tehtävänsä toiminnanvetäjänä. Tämän voi tehdä lukemalla pöytäkirjoja, kirjeenvaihtoa, sopimuksia, raportteja ja vuosikertomuksia. Tilintarkastajalla on oikeus olla mukana johtokunnan kokouksissa, mutta hän ei saa osallistua päätöksiin. Tilintarkastaja saa vuoden aikana huomauttaa mikäli johtokunta hänen mielestään ei seuraa jäsenten tekemiä päätöksiä, mutta johtokunta kuitenkin saa itse päättää toiminnasta. Tilintarkastajalla on myöhemmin vuosikokouksessa mahdollisuus ottaa asia uudelleen esille jäsenten päätettäväksi.
Mikäli yhdistyksen toiminta on taloudellisesti laajaa, käsittää useita satoja tuhansia tai enemmän vuosittain, on hyvä käyttää auktorisoituja reviisoreita, mutta vuosikokous valitsee aina reviisorinsa.