Kokous

Yhdistystieto

Föreningskunskap

 

Kokous

Jotta voi olla varma siitä mitä päätöksiä on tehty, on hyvä pitää kokous virallisessa järjestyksessä. on työjärjestys, kokousvirkailijat, joilla on määrätyt tehtävät ja päätökset kirjataan muistiin määrätyssä muodossa.

Kokouksen virallinen järjestys

1. Kutsu
2. Työjärjestys
3. Pöytäkirja

Kokousvirkailijat

1. Puheenjohtaja – johtaa kokousta
2. Sihteeri tekee muistiinpanot
3. Pöytäkirjantarkistajat
4. Ääntenlaskijat

On tärkeää, että kaikilla jäsenillä on mahdollisuus osallistua kokoukseen. Tämän vuoksi täytyy kutsu lähettää aikaisemmin päätettyjen sääntöjen mukaan. Säännöistä käy ilmi kuinka kutsu tulee lähettää. Joissakin yhdistyksissä on myös nimenhuuto ja päätetään, ketkä voivat osallistua päätöstentekoon, kenellä on vain puheoikeus ja ketkä ainoastaan saavat olla kuuntelijana mukana kokouksessa. Yleensä pidetään nimenhuuto suurissa kokouksissa, missä ei tunneta mukanaolijoita.

Johtokunta on laatinut päiväjärjestyksen( listan asioista, jotka käsitellään sekä (tauot) mutta kokous päättää työskennelläänkö tämän listan mukaan. Erityiset ääntenlaskijat valitaan yleensä kokouksiin, joissa suoritetaan erilaisia valintoja eri tehtäviin esimerkiksi vuosikokouksissa. Tavallisissa kokouksissa pöytäkirjantarkistajat toimivat myös ääntenlaskijoina.

Näkövammaisyhdistyksessä täytyy muistaa huomioida juuri näkövammaiset osallistujat. On hyvä kuvailla millaiset kokoustilat ovat ja keitä on mukana.

Avustajat voivat kysyä avustettavalta suoraan millä tavoin hän haluaa itseään autettavan.

On myös hyvä tarkasti selostaa millä tavoin puheenvuoroja pyydetään ja puheenjohtaja selvästi ilmoittaa ketkä ovat pyytäneet puheenvuoroa, jotta myös näkövammaiset tietävät missä mennään.

Esimerkki työjärjestyksestä.

Harjoitusyhdistyksen työjärjestys Päiväys__ __ __

Paikka: Fristadin kansankorkeakoulu

1. Kokouksen avaus
2. Työjärjestyksen hyväksyminen
3. Kokousvirkailijoiden vaali
   1. 1. puheenjohtaja
      2. sihteeri
      3. pöytäkirjantarkistajat
      4. ääntenlaskijat (tarvittaessa)
4. Syksyn toiminta
   1. 1. jäsenkokousten ajat ja paikka
      2. ulospäin suuntautuva toiminta
      3. keittiövastaava
      4. kokousvastaava
      5. arpajaisvastaava
5. Seuraava kokous
6. Mahdolliset asiat
7. Kokouksen päättäminen

Kokous on hyvä päättää nuijaniskuun.